CRM, ERP, Prozesse — endlich verbunden.

Welche Abläufe im Mittelstand lassen sich automatisieren?

Vor allem die Übergaben zwischen Programmen, bei denen heute jemand Daten abtippt, kopiert oder per E-Mail weiterreicht.

• Neue Anfragen aus Website, E-Mail und Messen landen vollständig im CRM, mit Zuständigkeit und Wiedervorlage, siehe Lead-Scoring mit KI
• Gewonnene Aufträge werden ins ERP oder die Auftragsbearbeitung übertragen, ohne doppelte Erfassung
• Rechnungen und Zahlungseingänge laufen an die Buchhaltung, etwa an Lexware oder DATEV
• Eingehende E-Mails werden nach Anliegen sortiert und an die richtige Abteilung verteilt, siehe E-Mail-Triage mit KI
• Offene Posten werden in festen Stufen erinnert, siehe Mahnwesen automatisieren
• Ein wöchentlicher Bericht mit den wichtigsten Zahlen geht an die Geschäftsführung, statt ihn jeden Montag aus mehreren Programmen zusammenzusuchen

Wie sieht eine Verbindung zwischen CRM und ERP konkret aus?

Ein Beispiel (Szenario, kein realer Betrieb) für einen Hersteller mit HubSpot und einem ERP mit Schnittstelle:

1. Im CRM wird ein Angebot auf „gewonnen“ gesetzt.
2. n8n prüft, ob Kunde und Lieferadresse im ERP schon angelegt sind, und legt sie sonst an.
3. Der Auftrag wird mit Positionen und Liefertermin im ERP erzeugt.
4. Auftragsnummer und Status fließen zurück ins CRM, damit der Vertrieb sie ohne Rückfrage sieht.
5. Schlägt ein Schritt fehl, erhält eine verantwortliche Person eine Nachricht mit dem Fehler, statt dass der Vorgang still hängen bleibt.

Wie gehen wir ein Integrationsprojekt an?

Mit einem Ablauf, der heute spürbar Zeit kostet, statt mit einem großen Umbau aller Systeme.

Im Erstgespräch wählen wir diesen Ablauf aus und klären, welche Schnittstellen Ihre Programme bieten. Danach erhalten Sie ein Festangebot mit Umfang und Dauer; eine Automatisierung mit Website dauert ca. 4–6 Wochen, reine Workflows oft weniger. Jeder Workflow bekommt eine Fehlerbehandlung, eine Dokumentation und ein Protokoll der Läufe. Was sich lohnt, können Sie vorab mit dem ROI-Rechner abschätzen.

Wo laufen die Daten?

n8n läuft auf einem Hostinger-VPS in Frankfurt am Main oder auf Wunsch auf Ihrem eigenen Server; Ihre Programme bleiben, wo sie sind.

Für KI-Schritte gehen nur maskierte Daten an Anthropic (USA), abgesichert über einen AVV mit Standardvertragsklauseln. Den AVV mit FlowBrain erhalten Sie inklusive, ohne Aufpreis. Mehr zur Technik: Prozessautomatisierung mit n8n.