FINANZ-PROZESSE · NACH BGB §§ 286/288
Mahnwesen automatisieren
Offene Rechnungen bleiben oft Wochen liegen, weil das Mahnen unangenehm ist. Mahnungen werden manuell verschickt, Mahnstufen vergessen, Verzugszinsen nicht berechnet. Zwischen Buchhaltungssoftware und Mahnschreiben klafft eine manuelle Lücke — die Geld kostet, sowohl direkt (uneinbringliche Forderungen) als auch in Zinsverlust.
Was die Automatisierung konkret tut
- →Tägliche Prüfung der offenen Posten in Lexware/DATEV/sevdesk gegen Fälligkeitsdaten
- →Automatischer Mahnlauf in 3 Stufen mit klarer Eskalation (Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung)
- →Verzugszinsen nach BGB § 288 werden korrekt berechnet (5 %-Punkte über Basiszinssatz für Privat, 9 %-Punkte für Geschäft)
- →Mahngebühren-Berechnung nach Stufe (Pauschale 40 € für Geschäft nach BGB § 288 Abs. 5 möglich)
- →PDF-Mahnung wird in Ihrem CI generiert, auf Basis von Vorlagen, die Ihre Kanzlei oder Ihr Steuerberater geprüft hat
- →Bei Stufe 3 oder 4 (je nach Konfiguration): automatische Eskalation an Inkassodienst oder Anwalt mit komplettem Forderungsdossier
Implementierungs-Pfad
- 1
Vorlagen klären (Woche 1)
Wir sehen uns Ihre bestehenden Mahnvorlagen an und gleichen sie mit den Regeln zu Verzug (§ 286 BGB) und Verzugszinsen (§ 288 BGB) ab. Neue oder angepasste Vorlagen lassen Sie von Ihrem Steuerberater oder Ihrer Kanzlei prüfen — FlowBrain ersetzt keine Rechtsberatung.
- 2
System-Anbindung (Woche 2)
Lexware/DATEV/sevdesk-API wird angebunden. Workflow liest täglich offene Posten, prüft Fälligkeit, ordnet Mahnstufe zu.
- 3
PDF + Versand (Woche 3)
react-pdf-Templates für 3 Mahnstufen, automatischer E-Mail-Versand mit PDF-Anhang. Optional: Postversand über Print-Service-API für Stufe 3.
- 4
Live mit Sicherheits-Layer (Woche 4)
Erste Woche: Jede Mahnung geht zur manuellen Freigabe. Danach Stufe 1 + 2 vollautomatisch, Stufe 3 immer mit Ihrer Freigabe (Inkasso-Eskalation ist eine Geschäftsentscheidung).
Eingesetzte Tools
- n8n
- n8n-Zeitplan (täglicher Lauf)
- Lexware/DATEV/sevdesk
- react-pdf
- Resend/Brevo
Besonders relevant für
- KMU mit Eigenrechnung
- Handwerk
- Dienstleister
- Online-Shops
- Beratung
Was Sie realistisch erwarten können
Mögliche Wirkung, keine Zusage: Wenn Mahnungen pünktlich und konsequent rausgehen, bleiben in der Regel weniger Forderungen dauerhaft offen — wie stark, hängt von Ihrer Kundenstruktur und Ihrem bisherigen Mahnverhalten ab. Verzugszinsen werden konsequent berechnet (BGB § 288 erlaubt das ohne extra Vereinbarung). Regelmäßige Mahnungen führen oft auch zu schnelleren Zahlungen.
Häufige Fragen
Sind automatische Mahnungen rechtlich zulässig?
Grundsätzlich ja — es gibt keine Pflicht, Mahnungen von Hand zu schreiben. Entscheidend ist, dass Inhalt und Beträge stimmen: Hauptforderung, Fälligkeit, Verzugszinsen und bei Geschäftskunden gegebenenfalls die Verzugspauschale. Wir richten die Vorlagen ein; prüfen lassen sollten Sie diese von Ihrem Steuerberater oder Ihrer Kanzlei, vor allem bei Sonderfällen. FlowBrain ersetzt keine Rechtsberatung.
Was wenn der Kunde Einspruch einlegt?
Einsprüche kommen per E-Mail oder Telefon zurück und werden im CRM markiert — der automatische Mahnlauf für diesen Kunden wird pausiert. Sie klären den Fall manuell und reaktivieren den Mahnlauf danach oder schließen den Vorgang ab. Kein automatisches Inkasso ohne Ihre Freigabe.
Funktioniert das mit Lexware UND DATEV gleichzeitig?
Ja, n8n kann mehrere Buchhaltungs-Quellen parallel auswerten. Selten nötig, aber für Mehrfirmen-Konstellationen technisch problemlos.
Verbindliches Festangebot nach Erstgespräch, genaue Dauer im Festangebot · Einrichtung der Mahnvorlagen inklusive
Bereit für Mahnwesen automatisieren?
30 Minuten Erstgespräch, kostenlos und unverbindlich. Wir prüfen Ihre konkrete Konstellation und schätzen den Aufwand.