FINANZ-PROZESSE · BGB §§ 286/288 KONFORM
Mahnwesen automatisieren
Offene Rechnungen bleiben oft Wochen liegen, weil das Mahnen unangenehm ist. Mahnungen werden manuell verschickt, Mahnstufen vergessen, Verzugszinsen nicht berechnet. Zwischen Buchhaltungssoftware und Mahnschreiben klafft eine manuelle Lücke — die Geld kostet, sowohl direkt (uneinbringliche Forderungen) als auch in Zinsverlust.
Was die Automatisierung konkret tut
- →Tägliche Prüfung der offenen Posten in Lexware/DATEV/sevdesk gegen Fälligkeitsdaten
- →Automatischer Mahnlauf in 3 Stufen mit BGB-konformer Eskalation (Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung)
- →Verzugszinsen nach BGB § 288 werden korrekt berechnet (5 %-Punkte über Basiszinssatz für Privat, 9 %-Punkte für Geschäft)
- →Mahngebühren-Berechnung nach Stufe (Pauschale 40 € für Geschäft nach BGB § 288 Abs. 5 möglich)
- →PDF-Mahnung wird im CI generiert mit BGB-konformem Pflichtinhalt
- →Bei Stufe 3 oder 4 (je nach Konfiguration): automatische Eskalation an Inkassodienst oder Anwalt mit komplettem Forderungsdossier
Implementierungs-Pfad
- 1
Recht-Sicherheit (Woche 1)
Wir prüfen deine bestehenden Mahn-Templates auf BGB-Konformität (Pflichtinhalt § 286, Fristen § 288). Falls nötig: rechtssichere Vorlagen werden erstellt — meist mit Steuerberater oder Anwalt-Review.
- 2
System-Anbindung (Woche 2)
Lexware/DATEV/sevdesk-API wird angebunden. Workflow liest täglich offene Posten, prüft Fälligkeit, ordnet Mahnstufe zu.
- 3
PDF + Versand (Woche 3)
react-pdf-Templates für 3 Mahnstufen, automatischer E-Mail-Versand mit PDF-Anhang. Optional: Postversand über Print-Service-API für Stufe 3.
- 4
Live mit Sicherheits-Layer (Woche 4)
Erste Woche: jede Mahnung geht zur manuellen Freigabe. Danach Stufe 1 + 2 vollautomatisch, Stufe 3 immer mit deiner Freigabe (Inkasso-Eskalation ist eine Geschäftsentscheidung).
Eingesetzte Tools
- n8n
- Vercel Cron (täglicher Lauf)
- Lexware/DATEV/sevdesk
- react-pdf
- Resend/Brevo
Besonders relevant für
- KMU mit Eigenrechnung
- Handwerk
- Dienstleister
- Online-Shops
- Beratung
Was du realistisch erwarten kannst
Realistisch: 50-70 % weniger uneinbringliche Forderungen. Verzugszinsen werden konsequent berechnet (BGB § 288 erlaubt das ohne extra Vereinbarung). Effekt aufs Mahnverhalten der Kunden: regelmäßige automatisierte Mahnungen führen zu schnelleren Zahlungen — Skonto-Disziplin steigt.
Häufige Fragen
Ist automatisches Mahnen rechtssicher?
Ja, wenn das Mahn-PDF die BGB-Pflichtinhalte (Hauptforderung, Fälligkeit, Zinsen, Mahngebühr falls Geschäftskunde) korrekt enthält. Wir nutzen geprüfte Templates und arbeiten mit deinem Steuerberater oder Anwalt zusammen, falls Sonderfälle.
Was wenn der Kunde Einspruch einlegt?
Einsprüche kommen per E-Mail oder Telefon zurück und werden im CRM markiert — automatischer Mahnlauf für diesen Kunden wird pausiert. Du klärst manuell, danach reaktivierst du oder schließt den Vorgang ab. Niemals automatisches Inkasso ohne Freigabe.
Funktioniert das mit Lexware UND DATEV gleichzeitig?
Ja, n8n kann mehrere Buchhaltungs-Quellen parallel auswerten. Selten nötig, aber für Mehrfirmen-Konstellationen technisch problemlos.
ab 2.990 € pauschal · BGB-konforme Templates inklusive
Bereit für Mahnwesen automatisieren?
30 Minuten Erstgespräch, kostenlos und unverbindlich. Wir prüfen deine konkrete Konstellation und schätzen den Aufwand.