Mieter-Anfragen, Mahnwesen, Abrechnungen — automatisch verwaltet.

Welche Abläufe in der Hausverwaltung lassen sich automatisieren?

Vor allem die vielen gleichartigen Vorgänge im Bestand: Schadensmeldungen, Mieteranfragen, Hausgeld, Eigentümerversammlungen und Mieterwechsel.

• Schadensmeldungen aus Formular, E-Mail und Telefon kommen mit Objekt, Wohnung, Fotos und Dringlichkeit an
• Notfälle wie Wasserrohrbruch oder Heizungsausfall werden sofort an den Notdienst oder die zuständige Person gemeldet
• Aufträge an Handwerker werden vorbereitet; Mieter erhalten eine Eingangsbestätigung und Statusmeldungen
• E-Mails werden nach Anliegen sortiert und an die zuständige Person verteilt, siehe E-Mail-Triage mit KI
• Hausgeld- und Mietrückstände werden in festen Stufen erinnert, siehe Mahnwesen automatisieren
• Einladungen zur Eigentümerversammlung werden vorbereitet und mit Blick auf die Drei-Wochen-Frist nach § 24 Abs. 4 WEG rechtzeitig verschickt

Wie sieht ein automatisierter Ablauf für eine Schadensmeldung aus?

Ein Beispiel (Szenario, keine reale Verwaltung) für einen tropfenden Heizkörper:

1. Ein Mieter meldet den Schaden über das Formular auf Ihrer Website und lädt ein Foto hoch.
2. n8n ordnet die Meldung Objekt und Wohnung zu und stuft sie als dringend, aber nicht als Notfall ein.
3. Die Sachbearbeiterin erhält einen vorbereiteten Auftrag an den Heizungsbauer und gibt ihn mit einem Klick frei.
4. Der Mieter bekommt eine Bestätigung mit dem nächsten Schritt; der Handwerker meldet den Termin zurück.
5. Nach der Erledigung wird der Vorgang geschlossen und die Rechnung der Buchhaltung zugeordnet.

Funktioniert das mit unserer Verwaltungssoftware?

Ja, über die Schnittstellen oder den Im- und Export Ihrer Software; die Objekt- und Buchhaltungsdaten bleiben dort führend.

Wo keine Schnittstelle vorhanden ist, kommen Vorgänge als geordnete E-Mail oder Aufgabe an, die Ihr Team mit wenigen Handgriffen übernimmt. Anrufe außerhalb der Bürozeiten kann zusätzlich ein KI-Telefonassistent erfassen und Notfälle weiterleiten.

Was gilt für Mieter- und Eigentümerdaten?

Sie werden nur für den jeweiligen Vorgang genutzt; vor jedem KI-Aufruf maskiert ein PII-Filter Namen, Adressen und Kontodaten.

n8n läuft auf einem Hostinger-VPS in Frankfurt am Main, an Anthropic (USA) gehen nur maskierte Daten, abgesichert über einen AVV mit Standardvertragsklauseln. Den AVV mit FlowBrain erhalten Sie inklusive; jeder Lauf wird protokolliert. Eine Website mit Automatisierung dauert ca. 4–6 Wochen, mit Mieter- oder Eigentümerportal ca. 8–12 Wochen; die genaue Dauer steht im Festangebot.

Wie läuft ein Mieterwechsel automatisiert ab?

Ein Beispiel (Szenario, keine reale Verwaltung) für eine Kündigung mit Neuvermietung:

1. Die Kündigung geht ein; n8n ordnet sie der Wohnung zu, berechnet das Mietende nach den Daten Ihrer Software und legt eine Checkliste an.
2. Der ausziehende Mieter erhält Terminvorschläge für Vorabnahme und Wohnungsübergabe.
3. Zählerstände und Schlüsselrückgabe werden im Übergabeprotokoll erfasst und dem Vorgang zugeordnet.
4. Die Eigentümerin wird über das Mietende und den Stand der Neuvermietung informiert.
5. Für die Kautionsabrechnung setzt der Workflow eine Wiedervorlage; die Entscheidung trifft Ihre Sachbearbeitung.