Mandantendaten bleiben in der Kanzlei — Routine läuft automatisch.

Welche Routinen in der Steuerkanzlei lassen sich automatisieren?

Vor allem alles, was zwischen Mandant und Kanzleisoftware hin- und hergeht: Belege anfordern und sortieren, Fristen nachhalten und Standardfragen beantworten.

• Belegeingang per E-Mail oder Upload: Zuordnung zum Mandanten, einheitliche Dateinamen, Ablage im richtigen Ordner
• Erinnerungen an fehlende Unterlagen in festen Abständen, bis alles vollständig ist
• Fristenlisten als Erinnerungen an das zuständige Teammitglied
• Mandanten-Onboarding mit Checkliste, Vollmachten und Stammdaten-Erfassung
• Antworten auf wiederkehrende Fragen, etwa zu benötigten Unterlagen für die Einkommensteuererklärung

Wie sieht ein automatisierter Belegeingang aus?

Ein Beispiel (Szenario, keine reale Kanzlei) für eine Kanzlei mit DATEV:

1. Der Mandant schickt Belege per E-Mail an ein Kanzleipostfach oder lädt sie über ein Formular hoch.
2. n8n erkennt den Mandanten, benennt die Dateien einheitlich und legt sie im richtigen Ordner ab.
3. Wo eine passende DATEV-Schnittstelle genutzt werden kann, werden die Belege dorthin übergeben.
4. Für Belege, die regelmäßig fehlen, geht eine Erinnerung an den Mandanten hinaus.
5. Eine Mitarbeiterin prüft Vorschläge zur Vorkontierung; die fachliche Entscheidung bleibt in der Kanzlei.

Wie entlastet Automatisierung die Mandantenkommunikation?

Wiederkehrende Rückfragen und Erinnerungen laufen automatisch, Fachfragen bleiben bei Ihrem Team.

Ein Beispiel: Vor dem Jahresabschluss erhalten alle betroffenen Mandanten eine Liste der noch fehlenden Unterlagen, jeweils passend zu ihrem Vorgang. Wer nach einer Woche nichts eingereicht hat, bekommt eine freundliche Erinnerung; nach der zweiten Erinnerung erscheint der Mandant auf der Rückrufliste der zuständigen Mitarbeiterin. Standardfragen wie „Welche Unterlagen brauchen Sie für die Einkommensteuererklärung?“ beantwortet eine vorbereitete Antwort, die Ihre Kanzlei freigegeben hat. Die Telefonannahme lässt sich ergänzen, siehe KI-Telefonassistenz.

Wie wird die Schweigepflicht gewahrt?

Mit technischen Maßnahmen zur Wahrung der Schweigepflicht nach § 203 StGB: Mandantendaten werden vor jedem KI-Aufruf maskiert, und die Abläufe laufen mit n8n auf einem Hostinger-VPS in Frankfurt am Main.

An Anthropic (USA) gehen nur maskierte Daten, abgesichert über einen AVV mit Standardvertragsklauseln; den AVV mit FlowBrain erhalten Sie inklusive. FlowBrain verpflichtet sich vertraglich zur Verschwiegenheit. Ob das Setup Ihren Berufspflichten genügt, stimmen Sie mit Kammer oder Datenschutzbeauftragtem ab; diese Hinweise sind keine Rechtsberatung.

Wie läuft ein Kanzlei-Projekt ab?

Im kostenlosen Erstgespräch wählen wir einen Ablauf mit hohem Zeitaufwand aus, danach erhalten Sie ein Festangebot mit Umfang und Dauer.

Ein Einstieg mit zwei bis drei Workflows ist bei einer Website mit Automatisierung in ca. 4–6 Wochen umgesetzt; die genaue Dauer steht im Festangebot. Welche Schnittstellen dafür in Frage kommen, beschreibt die Seite n8n und DATEV.