Genehmigungen, Pläne, Projekte — Verwaltung läuft automatisch.

Welche Abläufe im Architektur- und Ingenieurbüro lassen sich automatisieren?

Vor allem die Organisation rund um Planung und Bau: Anfragen, Planversand, Protokolle, Mängel und Rechnungen nach Leistungsphasen.

• Bauherrenanfragen werden mit Projektart, Grundstück, Zeitrahmen und Budget geordnet erfasst
• Planversand an Fachplaner und Bauherren mit Versionsliste, damit klar ist, wer welchen Planstand hat
• Besprechungsprotokolle werden zu Aufgabenlisten mit Zuständigkeit und Frist für alle Beteiligten
• Mängelmeldungen von der Baustelle kommen mit Foto, Ort und Gewerk an und werden bis zur Erledigung nachverfolgt
• Erinnerungen an Abschlagsrechnungen, sobald eine Leistungsphase nach HOAI abgeschlossen ist
• Statusberichte für Bauherren in festen Abständen

Wie sieht ein automatisierter Ablauf für eine Planfreigabe aus?

Ein Beispiel (Szenario, kein reales Büro) für einen Entwurfsstand beim Einfamilienhaus:

1. Die Projektleiterin legt den neuen Planstand als PDF im Projektordner ab.
2. n8n erkennt die neue Version, ergänzt die Versionsliste und schickt den Plan mit Freigabelink an die Bauherren.
3. Die Bauherren geben frei oder schreiben Anmerkungen; beides wird dem Projekt zugeordnet.
4. Bleibt eine Rückmeldung nach fünf Werktagen aus, geht eine freundliche Erinnerung hinaus.
5. Nach der Freigabe erhalten die Fachplaner den gültigen Planstand, und die Freigabe ist mit Datum dokumentiert.

Funktioniert das mit unserer Planungssoftware?

Ja, über die Dateien, die Ihre Software ohnehin erzeugt, etwa PDF, DWG oder IFC; in die Planung selbst greift die Automatisierung nicht ein.

Projektordner in Microsoft 365 oder einem anderen Cloudspeicher lassen sich direkt anbinden. Aufmaße und Fotos von der Baustelle erfassen Sie per Smartphone-Formular, und sie landen direkt im richtigen Projekt. Rechnungen können an die Buchhaltung übergeben werden, etwa an Lexware.

Was gilt für Bauherrendaten, und wie starten wir?

n8n läuft auf einem Hostinger-VPS in Frankfurt am Main; vor jedem KI-Aufruf werden Namen und Adressen der Bauherren maskiert, an Anthropic (USA) gehen nur maskierte Daten, abgesichert über einen AVV mit Standardvertragsklauseln.

Den AVV mit FlowBrain erhalten Sie inklusive. Im Erstgespräch wählen wir einen Ablauf, der heute viel Zeit kostet, oft den Planversand. Eine Website mit Automatisierung dauert ca. 4–6 Wochen; die genaue Dauer steht im Festangebot. So läuft ein Projekt ab.

Wie hilft Automatisierung beim Mängelmanagement?

Mängel werden einmal sauber erfasst und dann bis zur Beseitigung nachverfolgt, statt in Fotos, Notizen und E-Mails verstreut zu sein.

1. Die Bauleitung fotografiert den Mangel und ordnet ihn per Formular Geschoss, Raum und Gewerk zu.
2. n8n trägt den Mangel in die Mängelliste ein und bereitet eine Aufforderung mit Frist an das zuständige Unternehmen vor, die die Bauleitung im Namen des Bauherrn freigibt.
3. Kurz vor Fristablauf geht eine Erinnerung hinaus; meldet das Unternehmen die Beseitigung, wird ein Prüftermin vorgeschlagen.
4. Nach der Prüfung schließt die Bauleitung den Mangel, und der Bauherr sieht den aktuellen Stand im nächsten Statusbericht.