Mehr Besichtigungen, weniger Akquise-Bürokram — automatisch.

Welche Abläufe im Maklerbüro lassen sich automatisieren?

Vor allem die vielen gleichartigen Schritte pro Objekt: Anfragen beantworten, Exposés versenden, Besichtigungen planen und nachfassen.

• Anfragen aus Immobilienportalen, Website und E-Mail werden dem richtigen Objekt zugeordnet
• Das Exposé geht nach Eingang der Anfrage automatisch hinaus, auf Wunsch erst nach Bestätigung der Provisionsregelung und der Widerrufsbelehrung
• Interessenten buchen Besichtigungstermine selbst aus freigegebenen Zeitfenstern, etwa über Cal.com
• Nachfassen nach der Besichtigung zu einem Zeitpunkt, den Sie festlegen
• Ein wöchentlicher Bericht für Eigentümer mit Anfragen, Besichtigungen und Rückmeldungen
• Checklisten für die Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz; Prüfung und Dokumentation bleiben bei Ihnen

Wie sieht ein automatisierter Ablauf von der Portalanfrage bis zur Besichtigung aus?

Ein Beispiel (Szenario, kein realer Makler) für eine Eigentumswohnung mit vielen Anfragen:

1. Über ein Immobilienportal gehen an einem Tag 40 Anfragen per E-Mail ein.
2. n8n liest Objektnummer und Kontaktdaten aus, legt jeden Interessenten in Ihrer Maklersoftware an und versendet das Exposé.
3. Mit dem Exposé erhalten die Interessenten einen Link zu den freien Besichtigungsterminen.
4. Wer gebucht hat, bekommt am Vortag eine Erinnerung; abgesagte Termine werden wieder freigegeben.
5. Zwei Tage nach der Besichtigung fragt der Workflow nach dem Interesse und meldet ernsthafte Interessenten an Sie.

Was gilt für Selbstauskünfte und Bonitätsdaten?

Sie werden nur erhoben, wenn sie für den nächsten Schritt nötig sind, und nach Abschluss nach festen Fristen gelöscht.

Einkommens- und Familienangaben gehen nicht im Klartext an die KI; ein PII-Filter maskiert sie vor jedem KI-Aufruf. n8n läuft auf einem Hostinger-VPS in Frankfurt am Main, an Anthropic (USA) gehen nur maskierte Daten, abgesichert über einen AVV mit Standardvertragsklauseln. Den AVV mit FlowBrain erhalten Sie inklusive. Diese Hinweise sind keine Rechtsberatung.

Was brauchen Sie dafür?

Ihre Maklersoftware, Ihre Exposé-Vorlagen und feste Zeitfenster für Besichtigungen.

Bietet Ihre Software eine Schnittstelle, verbindet n8n sie direkt; Bestandsdaten bleiben dort. Den Maklervertrag über den Kauf einer Wohnung oder eines Einfamilienhauses schließen Sie weiterhin in Textform nach § 656a BGB; die Automatisierung kann den Versand vorbereiten. Eine Website mit Automatisierung dauert ca. 4–6 Wochen; die genaue Dauer steht im Festangebot. So läuft ein Projekt ab.

Was bringt ein KI-Telefonassistent im Maklerbüro?

Er nimmt Anrufe zu Ihren Objekten an, während Sie in Besichtigungen sind, und erfasst Objekt, Name, Rückrufnummer und Anliegen vollständig.

Auf Wunsch schickt er im Anschluss das Exposé per E-Mail oder nennt freie Besichtigungstermine. Verhandlungen über Preis oder Provision führt er nicht; dafür meldet er den Rückrufwunsch an Sie. Wie das im Detail funktioniert, steht auf der Seite KI-Telefonassistenz. Ein Telefonassistent dauert je nach Umfang ca. 1–6 Wochen.