Erstgespräch-Fragebogen

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Ihre Kontaktdaten

Damit ich Sie zuordnen kann.

Name *

E-Mail *

1

Unternehmen & Vorhaben

Kurzer Überblick — damit ich Anfrage und Projektart richtig einordne.

Branche / Was macht Ihr Unternehmen? *

Wie viele Mitarbeiter hat Ihr Unternehmen? *

Worum geht es bei Ihrer Anfrage? *

WebsiteNeue Website, Relaunch, Conversion, SEO oder Landingpage.n8n-AutomationGeschäftsprozesse, CRM, E-Mail, Dokumente oder Reporting automatisieren.Voice AgentTelefonannahme, Terminvorqualifizierung oder wiederkehrende Anrufe.WebappKundenportal, internes Tool, Dashboard oder individuelle Software.ProzessklärungNoch kein fertiges Projekt, aber ein Prozess soll geordnet werden.Noch unklarSie wissen nur: Es soll einfacher, schneller oder sauberer laufen.

Wer ist Ihre Zielgruppe / Ihr Wunschkunde? *

Was unterscheidet Sie vom Wettbewerb? (USP) *

Welche Software / Tools nutzen Sie aktuell? *

2

Ihre aktuelle Situation

Wo verlieren Sie heute Zeit, Anfragen oder Übersicht?

Was kostet Sie pro Woche am meisten Zeit? *

Welche Aufgaben erledigen Sie noch manuell, obwohl sie automatisch laufen könnten? *

Wie laufen Kundenanfragen, Telefonate oder Terminabsprachen heute? (optional)

3

Ihre Ziele

Was soll sich konkret verbessern?

Was soll nach unserer Zusammenarbeit besser sein? *

Woran würden Sie merken, dass das Projekt erfolgreich war? *

Welcher Bereich hat die höchste Priorität? *

4

Budget & Zeitplan

Keine Verpflichtung — nur damit ich realistisch planen kann.

Welches Budget planen Sie ein? *

Wann möchten Sie starten? *

Noch etwas, das ich wissen sollte? (optional)

5

n8n & Geschäftsautomation

Nur ausfüllen, wenn Prozesse, Daten oder Systeme automatisiert werden sollen.

Welcher Prozess soll automatisiert werden?

Wodurch startet der Workflow?

Welche Daten werden gelesen, verändert oder verschickt?

Was darf bei einem Fehler nicht passieren?

Gibt es Datenschutz-, AVV- oder Freigabe-Anforderungen?

6

Website, Webapp & Branding

Nur ausfüllen, was für Ihr Vorhaben relevant ist.

Haben Sie bereits eine Website?

URL Ihrer aktuellen Website (falls vorhanden)

Was gefällt Ihnen an Ihrer aktuellen Website — und was nicht? (optional)

Welche Seiten oder Ansichten brauchen Sie?

Welche Funktionen brauchen Sie? (optional)

Welche Nutzerrollen braucht die Webapp?

Welche Daten, Objekte oder Tabellen muss die App verwalten?

Welche Rechte, Freigaben oder Sicherheitsregeln sind wichtig?

Haben Sie ein Logo, Farben und Corporate Design?

Gibt es eine Website, die Ihnen gut gefällt (als Referenz)? (optional)

Wer liefert Texte und Bilder?

Haben Sie schon eine Domain (z. B. ihre-firma.de)?

Welche Tonalität soll Website oder App haben?

Welcher Design-Stil passt zu Ihnen?

Wer soll sich um Hosting, Updates und Backups kümmern?

Eine Website muss irgendwo „wohnen“ — auf einem Server. Außerdem braucht sie regelmäßig Updates und Sicherheits-Backups, sonst wird sie unsicher.

Empfohlen: FlowBrain betreibt Ihre Website auf einem Hostinger-VPS in Frankfurt am Main — Sie müssen sich um nichts kümmern. KI-Auswertungen laufen nur mit maskierten Daten über Anthropic (USA), abgesichert über einen AVV mit Standardvertragsklauseln; E-Mails versenden wir über Resend (USA) auf Basis von Standardvertragsklauseln. Wenn Sie eigenes Hosting möchten, erhalten Sie von uns eine einfache Anleitung, wie wir Zugriff zum Einrichten bekommen.

7

Voice Agent

Nach dem gleichen Aufbau wie der fonio Voice-Agent-Fragebogen — nur ausfüllen, wenn Telefonassistenz relevant ist.

Was soll der Voice Agent konkret verbessern?

Was soll der Agent übernehmen oder vorbereiten?

ServiceBestandskunden, allgemeine Hilfe oder Statusfragen.VerkaufNeukunden qualifizieren und Bedarf aufnehmen.SupportStörungen, Reklamationen oder technische Anliegen.TerminierungTermine vorbereiten, buchen oder weiterleiten.RückrufRückrufwünsche sauber aufnehmen und intern senden.FAQÖffnungszeiten, Leistungen, Preise oder Standardfragen.VerwaltungRechnungen, Unterlagen, Stammdaten oder Backoffice.KombiniertMehrere Bereiche mit Routing über einen Empfangs-Agenten.

Welche Anruftypen kommen aktuell am häufigsten vor?

Welche Rufnummer soll der Agent bedienen?

Zentrale Fallback-Telefonnummer

Gewünschte Sprache(n)

Öffnungszeiten, Sonderzeiten, Notdienst

Welche Anliegen müssen sofort an einen Menschen weitergeleitet werden?

Welche Unteragenten, Rollen oder Bereiche brauchen Sie?

Welche Unterlagen oder Links darf der Agent als Wissen nutzen?

Welche typischen Fragen stellen Anrufer heute?

Welche Aussagen, Zusagen oder Themen sind verboten?

Datenschutz, Transkript, AVV und KI-Hinweis

Stimme, Tonalität und Agentenname

Wer gibt Test, Abnahme und Go-live frei?

Vorbereitung fürs Erstgespräch.