Bestandskunden binden, Anfragen schneller beantworten — automatisch.

Welche Abläufe im Maklerbüro lassen sich automatisieren?

Vor allem die Arbeit vor und nach der Beratung: Anfragen sortieren, Unterlagen anfordern, Fristen im Bestand im Blick behalten und Kunden informieren.

• Anfragen aus Website, Vergleichsrechner und E-Mail werden nach Sparte, Dringlichkeit und Bestandskunde oder Neukunde sortiert
• Fehlende Angaben wie Vorversicherung, Schadenfreiheitsklasse oder Baujahr werden automatisch nachgefragt
• Erinnerungen vor Hauptfälligkeit oder Vertragsablauf, damit Sie Bestandskunden rechtzeitig zur Überprüfung einladen
• Schadenmeldungen von Kunden werden mit Fotos und Belegen gesammelt und für die Weitergabe an den Versicherer vorbereitet
• Vorlagen für die Beratungsdokumentation werden mit den erfassten Angaben vorbefüllt; Inhalt und Verantwortung bleiben beim Makler
• Geburtstags-, Umzugs- oder Jahresgesprächserinnerungen für Ihr Team

Wie sieht ein automatisierter Ablauf für eine Kfz-Anfrage aus?

Ein Beispiel (Szenario, kein realer Makler) für einen Neukunden mit Fahrzeugwechsel:

1. Ein Interessent füllt das Formular auf Ihrer Website aus und nennt Fahrzeug, Zulassungstermin und bisherigen Versicherer.
2. n8n prüft die Angaben und fragt die Schadenfreiheitsklasse automatisch per E-Mail nach.
3. Die vollständige Anfrage landet als Vorgang in Ihrem Maklerverwaltungsprogramm oder als geordnete E-Mail.
4. Ihr Team vergleicht die Tarife und berät; die Vorlage für die Beratungsdokumentation ist bereits mit den Angaben gefüllt.
5. Rechtzeitig vor Ablauf der Kündigungsfrist zur nächsten Hauptfälligkeit, bei Kfz meist der 30. November, erinnert der Workflow an die Überprüfung.

Was gilt für Gesundheits- und Finanzdaten?

Angaben zu Gesundheit, etwa für Berufsunfähigkeits- oder Krankenversicherungen, sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO und werden entsprechend sparsam verarbeitet.

Solche Angaben gehen grundsätzlich nicht an die KI; für andere KI-Schritte werden Namen, Adressen und Vertragsnummern vorher maskiert. n8n läuft auf einem Hostinger-VPS in Frankfurt am Main, an Anthropic (USA) gehen nur maskierte Daten, abgesichert über einen AVV mit Standardvertragsklauseln. Den AVV mit FlowBrain erhalten Sie inklusive. Diese Hinweise sind keine Rechtsberatung.

Was brauchen Sie dafür?

Ein Formular oder Postfach für Anfragen, Ihr Maklerverwaltungsprogramm und eine Person, die festlegt, welche Sparten zuerst automatisiert werden.

Bietet Ihr Programm eine Schnittstelle, verbindet n8n es direkt; sonst kommen Vorgänge als geordnete E-Mail. Telefonanfragen kann zusätzlich ein KI-Telefonassistent erfassen. Eine Website mit Automatisierung dauert ca. 4–6 Wochen; die genaue Dauer steht im Festangebot.

Wie läuft der Einstieg ab?

Mit einer Sparte, in der heute die meisten gleichartigen Anfragen ankommen, häufig Kfz, Hausrat oder Haftpflicht.

Im kostenlosen Erstgespräch legen wir fest, welche Angaben pro Anfrage nötig sind, wohin die Vorgänge laufen und wer sie freigibt. Danach erhalten Sie ein Festangebot mit Umfang und Dauer. Läuft die erste Sparte stabil, folgen Bestandserinnerungen und Schadenmeldungen nach demselben Muster. Jeder Workflow bekommt eine Fehlerbehandlung und ein Protokoll der Läufe, damit nachvollziehbar bleibt, was wann verschickt wurde. So läuft ein Projekt ab.