Tourenplanung, Dokumentation, Abrechnung — automatisch vorbereitet.

Welche Abläufe im Pflegedienst lassen sich automatisieren?

Vor allem die Verwaltung rund um die Pflege, nicht die Pflege selbst: Anfragen, Rückrufe, Erinnerungen und die Vorbereitung der Abrechnung.

• Anfragen von Angehörigen aus Website, E-Mail und Telefon werden mit Wohnort, gewünschtem Beginn und Rückrufnummer erfasst
• Erinnerungen an Beratungseinsätze nach § 37 Abs. 3 SGB XI für Pflegegeldempfänger, rechtzeitig vor Ablauf des Zeitraums
• Hinweise auf fehlende Leistungsnachweise oder Unterschriften vor dem Abrechnungslauf
• Krankmeldungen aus dem Team gehen gesammelt an die Einsatzleitung, damit Touren schnell umgeplant werden können
• Bewerbungen werden sofort bestätigt und mit Qualifikation und Verfügbarkeit an die Pflegedienstleitung übergeben
• Antworten auf wiederkehrende Fragen wie Einzugsgebiet, Leistungen oder erste Schritte bei einem neuen Pflegegrad

Wie sieht ein automatisierter Ablauf für eine Neuanfrage aus?

Ein Beispiel (Szenario, kein realer Pflegedienst) für eine Anfrage am Wochenende:

1. Eine Tochter fragt am Samstagabend über das Website-Formular nach Unterstützung für ihre Mutter ab der nächsten Woche.
2. n8n prüft, ob die Adresse im Einzugsgebiet liegt, und bestätigt den Eingang mit dem nächsten Rückrufzeitpunkt.
3. Am Montagmorgen liegt die Anfrage vollständig erfasst bei der Pflegedienstleitung, sortiert nach gewünschtem Beginn.
4. Nach dem Rückruf wird ein Termin für das Erstgespräch vereinbart und automatisch bestätigt.
5. Die Stammdaten übernimmt Ihr Team in die Pflegesoftware; dort bleiben sie führend.

Was bleibt bewusst beim Team?

Alle pflegerischen und fachlichen Entscheidungen, die Pflegedokumentation und die endgültige Tourenplanung.

Die Automatisierung bereitet vor, erinnert und sortiert; Vorschläge, etwa für eine geänderte Tour, prüft und entscheidet die Einsatzleitung. So bleibt nachvollziehbar, wer was verantwortet, auch bei Qualitätsprüfungen durch den Medizinischen Dienst.

Was gilt für Gesundheitsdaten?

Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO und unterliegen zusätzlich der Schweigepflicht nach § 203 StGB; FlowBrain setzt deshalb technische Maßnahmen zur Wahrung der Schweigepflicht ein.

n8n läuft auf einem Hostinger-VPS in Frankfurt am Main. Vor jedem KI-Aufruf maskiert ein PII-Filter Namen, Adressen und Diagnosen; an Anthropic (USA) gehen nur maskierte Daten, abgesichert über einen AVV mit Standardvertragsklauseln. Den AVV mit FlowBrain erhalten Sie inklusive. Diese Hinweise sind keine Rechtsberatung; stimmen Sie das Setup mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab. Telefonanfragen kann zusätzlich ein KI-Telefonassistent erfassen.

Wie läuft der Einstieg ab?

Mit einem Ablauf, der Ihr Büro heute spürbar belastet, häufig die Neuanfragen von Angehörigen oder die Erinnerungen an Beratungseinsätze.

Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, welche Pflegesoftware Sie nutzen, welche Schnittstellen sie bietet und wer Vorgänge freigibt. Danach erhalten Sie ein Festangebot mit Umfang und Dauer; eine Website mit Automatisierung dauert ca. 4–6 Wochen. Ihr Team wird kurz eingewiesen, und jeder Workflow bekommt ein Protokoll der Läufe. So läuft ein Projekt ab.