Urkunden vorbereiten, Beurkundung beschleunigen — Routine läuft automatisch.

Welche Abläufe im Notariat lassen sich automatisieren?

Vor allem die Vorbereitung und der Vollzug rund um die Beurkundung: Daten einsammeln, Unterlagen nachhalten, Termine abstimmen und Wiedervorlagen setzen.

• Datenerfassung der Beteiligten über ein Formular, etwa für Kaufvertrag, Gesellschaftsgründung oder Testament
• Erinnerungen an fehlende Unterlagen wie Grundbuchauszug, Teilungserklärung oder Finanzierungsbestätigung
• Terminabstimmung mit mehreren Beteiligten aus freigegebenen Zeitfenstern
• Erinnerung an die Regelfrist von zwei Wochen nach § 17 Abs. 2a BeurkG bei Verbraucherverträgen über Grundstücke, etwa beim Kauf vom Bauträger
• Wiedervorlagen im Vollzug, etwa für Vorkaufsrechtsbescheinigung, Unbedenklichkeitsbescheinigung oder Eintragung im Grundbuch
• Statusinformationen an die Beteiligten, sobald ein Vollzugsschritt erledigt ist

Wie sieht ein automatisierter Ablauf für einen Immobilienkauf aus?

Ein Beispiel (Szenario, kein reales Notariat) für den Kauf einer Neubauwohnung vom Bauträger:

1. Der Bauträger meldet den Verkauf an; die Käufer erhalten automatisch ein Formular für ihre Angaben.
2. n8n prüft die Angaben auf Vollständigkeit und fragt fehlende Unterlagen in festen Abständen nach.
3. Die Mitarbeiterin erstellt den Entwurf in Ihrer Notarsoftware; der Notar prüft und gibt ihn frei.
4. Mit dem Versand des Entwurfs an die Käufer startet die Erinnerung an die Regelfrist von zwei Wochen; der Beurkundungstermin wird erst danach vorgeschlagen.
5. Nach der Beurkundung setzt der Workflow die Wiedervorlagen für den Vollzug und informiert die Beteiligten über jeden erledigten Schritt.

Was bleibt bewusst beim Notar?

Die Urkunde selbst: Entwurf, Prüfung, Belehrung und Beurkundung bleiben vollständig in Ihrer Verantwortung und in Ihrer Notarsoftware.

Die Automatisierung erledigt die Organisation drumherum. Ob und wofür überhaupt eine KI eingesetzt wird, entscheiden Sie; Sie können auch mit reinen Workflows ohne KI beginnen, etwa für Unterlagen und Wiedervorlagen.

Wie wird die Verschwiegenheit gewahrt?

Mit technischen Maßnahmen zur Wahrung der Schweigepflicht nach § 203 StGB: Die Abläufe laufen mit n8n auf einem Hostinger-VPS in Frankfurt am Main, und vor jedem KI-Aufruf werden Beteiligtendaten maskiert.

An Anthropic (USA) gehen nur maskierte Daten, abgesichert über einen AVV mit Standardvertragsklauseln; den AVV mit FlowBrain erhalten Sie inklusive. FlowBrain verpflichtet sich vertraglich zur Verschwiegenheit, wie es § 26a BNotO für Dienstleister vorsieht. Die berufsrechtliche Bewertung stimmen Sie mit Ihrer Kammer ab; diese Hinweise sind keine Rechtsberatung. Eine Automatisierung mit Website dauert ca. 4–6 Wochen; die genaue Dauer steht im Festangebot. So läuft ein Projekt ab.

Wie läuft der Einstieg ab?

Mit einem Vorgangstyp, der häufig vorkommt und viele Rückfragen auslöst, oft der Immobilienkauf oder die GmbH-Gründung.

Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, welche Notarsoftware Sie nutzen, welche Angaben die Formulare abfragen und welche Wiedervorlagen Ihr Büro heute von Hand setzt. Danach erhalten Sie ein Festangebot mit Umfang und Dauer. Weitere Vorgangstypen folgen nach demselben Muster, sobald der erste stabil läuft. Jeder Workflow bekommt ein Protokoll der Läufe.