Mehr Reservierungen, bessere Bewertungen — automatisch.

Welche Abläufe in Restaurant und Café lassen sich automatisieren?

Vor allem alles rund um Reservierung, Gästekommunikation und Rückmeldungen, also die Arbeit, die heute zwischen Telefon, Zettel und Messenger im Service hängen bleibt.

• Reservierungsanfragen aus Website, E-Mail und Telefon landen in einer Liste mit Datum, Personenzahl und Wünschen
• Bestätigung und Erinnerung am Vortag mit Link zum Absagen, damit frei gewordene Tische wieder vergeben werden
• Gruppen- und Feieranfragen mit Rückfragen zu Menü, Budget und Uhrzeit, gesammelt für die Entscheidung der Inhaberin oder des Inhabers
• Bitte um eine Google-Bewertung nach dem Besuch an alle Gäste, die eingewilligt haben, gleichermaßen und ohne Vorauswahl nach Zufriedenheit, wie es auch die Richtlinien von Google verlangen
• Newsletter für Stammgäste mit Double-Opt-in, etwa für Saisonkarte oder Veranstaltungen
• Antworten auf wiederkehrende Fragen wie Öffnungszeiten, Parkmöglichkeiten oder vegetarische Gerichte

Wie sieht ein automatisierter Ablauf für eine Gruppenanfrage aus?

Ein Beispiel (Szenario, kein realer Betrieb) für eine Weihnachtsfeier mit 25 Personen:

1. Ein Unternehmen fragt über das Website-Formular nach einem Termin im Dezember für 25 Personen.
2. n8n prüft die Pflichtangaben und fragt fehlende Punkte wie Uhrzeit oder Menüwunsch automatisch per E-Mail nach.
3. Die vollständige Anfrage landet mit allen Angaben bei Ihnen; Sie entscheiden über Termin und Angebot.
4. Nach Ihrer Freigabe geht die Bestätigung mit Menüvorschlag hinaus, eine Erinnerung zur finalen Personenzahl ist eine Woche vorher gesetzt.
5. Nach der Feier erhält der Gast, sofern er eingewilligt hat, dieselbe kurze Bitte um eine Bewertung wie alle anderen Gäste auch.

Was bringt ein KI-Telefonassistent in der Gastronomie?

Er nimmt Reservierungswünsche an, wenn im Service gerade niemand ans Telefon kann, und übergibt sie vollständig erfasst an Ihr Team.

Er nennt Öffnungszeiten und beantwortet Standardfragen; ob ein Tisch frei ist, entscheidet Ihr Reservierungssystem oder Ihr Team. Mehr dazu auf der Seite KI-Telefonassistenz.

Was brauchen Sie dafür, und was gilt für Gästedaten?

Ein Postfach oder Reservierungstool, in dem Anfragen landen sollen, Ihre Öffnungszeiten und eine Person, die Sonderfälle entscheidet.

Gästedaten wie Name und Telefonnummer werden nur für den jeweiligen Zweck genutzt; Allergiehinweise sind Gesundheitsdaten und werden nur mit ausdrücklicher Einwilligung und nur für den Besuch gespeichert. Werbung wie ein Newsletter oder eine Bewertungsbitte per E-Mail braucht eine Einwilligung. n8n läuft auf einem Hostinger-VPS in Frankfurt am Main, an die KI gehen nur maskierte Daten. Eine Website mit Automatisierung dauert ca. 4–6 Wochen; die genaue Dauer steht im Festangebot. So läuft ein Projekt ab.