n8n vs Zapier vs Make 2026: Der ehrliche Vergleich für deutsche KMU

TL;DR · in 60 Sekunden

Wenn Sie in Deutschland personenbezogene Daten automatisieren, lautet die Frage selten „welches Tool ist am bequemsten" — sondern „welches Tool erspart mir AVV-Aufwand und Drittland-Klauseln". Kurzversion: Zapier für simple Workflows ohne PII, Make für visuelle Power und mittlere Komplexität, n8n für Daten-Hoheit, Code-Flexibilität und planbare Kosten bei 30+ Workflows. Die DSGVO-Realität verschiebt das Bild deutlich zu n8n. Lange Version unten.

Bevor Sie weiterlesen

Wir sind eine n8n-Agentur. Heißt: Wir verdienen Geld, wenn Sie n8n nehmen. Dieser Artikel ist trotzdem ehrlich — wir verlieren mehr, wenn Sie nach drei Monaten merken, dass n8n für Sie falsch war, als wenn wir hier direkt sagen, wann Zapier oder Make besser passt. Konkret:

• Nehmen Sie Zapier, wenn Sie < 10 Automationen brauchen, keine PII-Daten verarbeiten, kein Server-Setup haben wollen und Budget zweitrangig ist.
• Nehmen Sie Make, wenn Sie visuelle Komplexität mögen, viele Apps verbinden und „mittlere" Datenschutzanforderungen haben.
• Nehmen Sie n8n, wenn Sie DSGVO ernst nehmen, mehr als 30 Workflows planen oder KI mit personenbezogenen Daten einsetzen.

Wenn Sie nach dem Artikel sagen „Zapier passt zu mir" — gut. Dann hätten wir auch kein Projekt gewonnen, das nicht zu uns passt.

1 · Die kurze Faktenbasis (Stand 2026-05)

Diese Zahlen basieren auf offiziellen Preislisten (Stand 2026-05) und eigenen Schätzungen. Bei Zapier hängt der Preis stark an „Tasks pro Monat", was bei wachsenden Workflows schnell teuer wird.

2 · DSGVO 2026 — der wichtigste Punkt zuerst

Das ist der Punkt, den viele Vergleichsartikel ignorieren oder weichspülen.

Was konkret schiefgehen kann

Sie nutzen Zapier und senden Kundendaten (Name, E-Mail, Telefon, Anfragetext) durch einen Workflow, der ChatGPT zur Kategorisierung aufruft. Dann:

1. Drittland-Transfer: Zapier verarbeitet in den USA. Ein AVV ist möglich, aber EU-Standardvertragsklauseln (SCC) oder eine andere Übermittlungsgrundlage plus Risikoanalyse sind Pflicht.
2. Transfer Impact Assessment (TIA): Sie müssen dokumentieren, dass die Daten in den USA „angemessen geschützt" sind. Nach Schrems II ist das echte Arbeit, kein Häkchen.
3. Auskunftsrecht: Wenn ein Kunde gemäß Art. 15 DSGVO wissen will, was über ihn gespeichert ist, müssen Sie die Daten aus jedem Tool in der Kette zusammentragen. Drei Tools = dreimal suchen.
4. EU AI Act: Fällt eine KI-Anwendung in eine Hochrisiko-Kategorie, kommen Pflichten wie Risikomanagement (Art. 9) und menschliche Aufsicht (Art. 14) hinzu. Lead-Scoring und Anfragen-Triage sind meist nicht hochriskant, sollten aber eingeordnet und dokumentiert werden.

Bei n8n self-hosted, etwa auf einem Server in Frankfurt am Main, verarbeiten Sie auf Ihrem eigenen Server. Kein Drittland-Transfer für die Workflow-Engine. Sie brauchen dann AVVs mit Ihrem Hosting-Anbieter und mit dem KI-Anbieter selbst (Anthropic, OpenAI); mit PII-Filter gehen nur maskierte Daten an die KI.

Das Vier-Säulen-Framework dafür beschreiben wir in einem eigenen Artikel: DSGVO-konforme KI-Automatisierung für KMU.

Wann DSGVO trotzdem kein Problem ist

Nicht jeder Workflow verarbeitet PII. Beispiele:

• Sie synchronisieren nur freie Kalender-Slots zwischen zwei Tools — kein PII.
• Sie posten Social-Media-Content automatisch — kein PII.
• Sie sammeln nur Marktdaten (Wechselkurse, Wetter, Lagerstände) — kein PII.

Für solche Workflows ist Zapier unproblematisch. Die DSGVO-Diskussion gilt nur dort, wo personenbezogene Daten durchlaufen.

3 · Preise im realistischen Vergleich

Vergleichen wir konkret: ein Mittelständler mit 20 Workflows, die je 500 Mal pro Monat laufen = 10.000 Tasks/Monat.

Zapier

• Plan: Professional → 49 USD/Monat bei 2.000 Tasks. Bei 10.000 Tasks: Team-Plan ~189 USD/Monat (10k Tasks). Premium-Apps zusätzlich.
• Realistisch in Euro: ~190–230 €/Monat
• Bei Skalierung auf 50.000 Tasks: ~450–700 €/Monat

Make

• Plan: Core 10 USD/Monat bei 10.000 Operations. „Operations" sind nicht Tasks — eine Automation kann pro Lauf 5–15 Operations verbrauchen.
• Realistisch bei 20 Workflows × 500 Läufen × ~8 Ops: Pro-Plan nötig, ~30–50 €/Monat
• Bei Skalierung: 80–200 €/Monat

n8n self-hosted

• Server (z. B. Hostinger-VPS in Frankfurt): 8–15 €/Monat
• Wartung in Eigenleistung: 2–4 Stunden/Monat (oder Agentur)
• Bei Skalierung: Server-Upgrade auf 25 €/Monat oder größer, sonst keine Veränderung

n8n Cloud

• Starter: laut n8n 20 US-Dollar/Monat bei 2.500 Workflow-Ausführungen
• Pro: laut n8n 50 US-Dollar/Monat bei 10.000 Workflow-Ausführungen
• Jeweils jährliche Abrechnung; aktuelle Tarife mit Quellen im Ratgeber n8n Kosten 2026

Was passiert nach 12 Monaten

Wenn Ihre Workflows wachsen — und das ist der Normalfall, wenn die ersten erfolgreich sind:

• Zapier: wird teuer (2.000–8.000 €/Jahr realistisch ab 30 Workflows)
• Make: bleibt moderat (1.000–2.500 €/Jahr)
• n8n self-hosted: bleibt fast konstant (300–600 €/Jahr Server + Wartung)

Ein typischer Zeitpunkt für den Wechsel zu n8n: wenn die Zapier-Rechnung mehrfach hintereinander gestiegen ist und niemand mehr versteht, warum.

4 · Stärken und Schwächen pro Tool

Zapier — was es richtig macht

• 8.000+ Apps integriert — von Salesforce bis zu obskuren SaaS-Tools. Wenn Ihr Stack exotisch ist, ist Zapier oft der einzige Weg ohne Custom-Code.
• Setup-Zeit: Workflow in 5 Minuten gebaut. Kein Server-Setup, keine Updates.
• Stabilität: sehr hoch, großes Engineering-Team, „nimmt-Ihnen-alles-ab"-Modell.
• Lernkurve: sanft. Auch nicht-technische Mitarbeiter bauen brauchbare Automationen.

Zapier — was es schlecht macht

• Preis bei Skalierung: linear oder schlimmer.
• Daten-Hoheit: US-Cloud, ohne Wenn und Aber.
• Code-Möglichkeit: sehr begrenzt. Komplexe Datentransformationen sind mühsam.
• Multi-Step-Bedingungen: machbar, aber unübersichtlich bei Verzweigungen.

Make — was es richtig macht

• Visueller Editor: übersichtlicher als Zapier, besser bei verzweigten Workflows.
• Preis: deutlich günstiger als Zapier bei mittleren Volumina.
• EU-Cloud: Server-Standort wählbar.
• Datenstruktur-Handling: stark bei JSON, Arrays, Loops.

Make — was es schlecht macht

• Operations-Modell: verwirrend. Schwer kalkulierbar, was eine Automation am Ende kostet.
• Lernkurve: steiler als Zapier. Mittelstands-Nutzer kommen damit allein selten klar.
• Konzernstruktur: Make gehört zu Celonis. Prüfen Sie im AVV, welche Unterauftragsverarbeiter beteiligt sind und ob Daten in Drittländer gehen.
• Code-Möglichkeit: begrenzte „Custom Functions", kein vollständiges JavaScript.

n8n — was es richtig macht

• Self-hosting: volle Daten-Hoheit, Server in DE/EU möglich.
• Code-Möglichkeit: vollständiges JavaScript und Python in Code-Nodes.
• Preis bei Skalierung: flach. Mehr Workflows kosten nicht mehr.
• Community + GitHub: offene Entwicklung, eigene Erweiterungen möglich.
• KI-Integration: sehr stark, native Nodes für OpenAI, Anthropic, Mistral, lokale LLMs.

n8n — was es schlecht macht

• Setup-Aufwand: ohne technische Begleitung schwer.
• App-Auswahl: „nur" 400 native Apps — ein exotischer Stack braucht HTTP-Knoten.
• Wartung: Updates, Backups und Monitoring sind Ihre Aufgabe (oder die Ihrer Agentur).
• Junges Produkt: schnellere Release-Zyklen, gelegentlich Breaking Changes.

5 · Drei Entscheidungs-Szenarien

Szenario A · „Wir sind ein 5-Personen-Beratungsbüro, brauchen Lead-Erfassung + CRM-Sync"

Empfehlung: Zapier. Drei Workflows, niemand will Server-Pflege. Wenn das Geschäft in 18 Monaten 20 Workflows hat und 4.000 €/Jahr Zapier kostet — dann reden wir wieder.

Szenario B · „Wir sind ein Sanitärbetrieb mit 8 Mitarbeitern, automatisieren Lead-Triage + Angebots-Vorbereitung + KI-Mail-Klassifikation"

Empfehlung: n8n self-hosted mit Agentur-Begleitung. Personenbezogene Daten + KI = DSGVO-Risiko, das bei Zapier zusätzlich Drittland-Transfers mit sich bringt. Investition nach Festangebot, danach optional Wartung. Beispielrechnung: Binden Triage und Angebotsvorbereitung heute 2–3 Stunden pro Tag, lässt sich ein Großteil davon einsparen — bis zu 10–15 Stunden Mitarbeiterzeit pro Woche.

Szenario C · „Wir sind ein E-Commerce-Shop mit 200+ Bestellungen/Tag, integrieren Shopify, DATEV, HubSpot, Stripe"

Empfehlung: entweder Make (wenn Mitarbeiter selbst bauen) oder n8n (wenn Skalierung und Custom-Logik wichtig sind). Bei klarem Wachstum: n8n. Bei „läuft, soll laufen, kein eigenes Tech-Team": Make.

6 · Migrations-Realität — wenn Sie wechseln wollen

Eine häufige Frage: „Kann ich nicht einfach von Zapier nach n8n migrieren?" Antwort: ja, aber nicht per Knopfdruck. Jeder Workflow wird neu gebaut, weil:

• Datenstrukturen unterschiedlich sind
• Verzweigungs-Logik unterschiedlich ist
• Auth-Konzepte unterschiedlich sind (Zapier verwaltet Credentials zentral, n8n pro Workflow)
• Error-Handling anders strukturiert ist

Realistischer Zeitbedarf pro Workflow: 30–90 Minuten, je nach Komplexität. Bei 20 Workflows ist das ein 2–4-Tage-Projekt. Wir empfehlen, nicht alle gleichzeitig zu migrieren — die Top-5-Workflows nach Tasks-Verbrauch zuerst, der Rest danach.

7 · KI-Integration im Vergleich

Hier wird es spannend. Alle drei Tools haben KI-Nodes, aber:

Wir setzen bei FlowBrain primär auf Claude (Anthropic) und schicken nur maskierte Daten an die API, abgesichert über einen AVV mit Standardvertragsklauseln.

8 · Wann der Tool-Wechsel wirklich Sinn macht

Drei klare Auslöser:

1. Sie zahlen über 200 €/Monat für Zapier oder Make und sehen kein baldiges Plateau.
2. Sie verarbeiten personenbezogene Daten und Ihr Datenschutzbeauftragter hat begonnen, Fragen zu stellen.
3. Sie brauchen eine Logik, die mit den Standard-Bausteinen nicht geht (Verzweigungen, eigene Auth, externe APIs ohne Standard-Connector).

Wenn keiner dieser drei Punkte für Sie gilt — und Ihr aktuelles Tool tut, was es soll — gibt es keinen Grund zu wechseln. „Migrations-Hype" ist eine schlechte Beratungs-Grundlage.

Häufige Fragen

Welches Tool ist am günstigsten?

Bei wenigen Workflows: Make. Bei vielen: n8n self-hosted (fast konstanter Preis). Bei Bequemlichkeit + wenigen Workflows: Zapier.

Welches Tool ist am sichersten in puncto Datenschutz?

n8n self-hosted in der EU. Keine Drittland-Transfers für die Workflow-Engine, volle Daten-Hoheit. Make mit EU-Cloud ist für mittlere Anforderungen akzeptabel. Zapier ist bei PII-Workflows in 2026 risikoreich.

Kann ich Zapier und n8n parallel betreiben?

Ja, das ist ein gängiges Muster. Zapier für simple Workflows, n8n für PII-relevante. Mit der Zeit wandert mehr nach n8n.

Wie lange dauert eine Migration?

Pro Workflow 30–90 Minuten, plus Test-Phase. Bei 20 Workflows: 2–4 Tage Vollzeit. Wir empfehlen, die Umstellung über 2–4 Wochen zu staffeln, damit nichts produktiv ausfällt.

Brauche ich für n8n eine Agentur?

Nicht zwingend — in der Praxis aber oft. Self-hosted n8n ohne Wartungs-Routine veraltet schnell und wird zum Sicherheitsrisiko. Wer keine Wartungs-Routine hat, sollte entweder n8n Cloud nehmen oder Agentur-Begleitung.

Was kostet eine n8n-Agentur in Deutschland?

FlowBrain arbeitet mit Festangebot nach Analyse. Der Umfang wird individuell nach Anforderung kalkuliert — einmalig, ohne SaaS-Miete. Wartung optional, Umfang nach Vereinbarung. Manche Agenturen bieten Festpreise pro Workflow (1.500–3.000 €). Was n8n selbst kostet, steht im Ratgeber n8n Kosten 2026.

Was, wenn n8n irgendwann eingestellt wird?

Unwahrscheinlich, aber nicht ausgeschlossen. Weil der Quellcode offen ist, können Sie eine bestehende Installation weiter betreiben. Bei Zapier wären Ihre Workflows mit dem Ende des Dienstes weg.

Wenn Sie wissen wollen, was zu Ihnen passt

Wir machen kein Sales-Telefonat ohne Substanz. Im 30-Min-Erstgespräch schauen wir konkret auf Ihre Workflows, Ihre Datenschutz-Lage und Ihre Wachstumspläne. Am Ende sagen wir Ihnen, welches Tool für Sie Sinn macht — auch wenn das nicht n8n ist.

→ 30-Min-Erstgespräch buchen

→ Prozessautomatisierung mit n8n bei FlowBrain

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→ Was ist n8n überhaupt? — Pillar-Artikel

→ DSGVO-konforme KI-Automatisierung für KMU

Über den Autor

Alexander Burghart ist Inhaber von FlowBrain in München-Schwabing — 2026 gegründet, spezialisiert auf n8n self-hosted in der EU, datenschutzfreundliche KI-Integration und Migrationen aus Zapier/Make. Setup: Hostinger-VPS in Frankfurt am Main, AVV inklusive, Festangebot nach Analyse. LinkedIn · kontakt@flowbrain.eu

Quellen

• n8n.io – Preise und Dokumentation 2026-05
• zapier.com/pricing – Preise 2026-05
• make.com/en/pricing – Preise 2026-05
• EU AI Act, Verordnung (EU) 2024/1689
• Schrems II, EuGH-Urteil C-311/18