n8n vs Zapier vs Make 2026: Der ehrliche Vergleich für deutsche KMU

TL;DR · in 60 Sekunden

Wenn du in Deutschland sitzt und personenbezogene Daten automatisierst, ist die Frage selten „welches Tool ist am bequemsten" — sondern „welches Tool kostet dich nicht den AVV-Aufwand und die Drittland-Klauseln". Kurzversion: Zapier für simple Workflows ohne PII, Make für visuelle Power und mittlere Komplexität, n8n für Daten-Hoheit, Code-Flexibilität und planbare Kosten bei 30+ Workflows. Die DSGVO-Realität verschiebt das Bild ab 2026 deutlich zu n8n. Lange Version unten.

Bevor du weiterliest

Wir sind n8n-Agentur. Heißt: wir verdienen Geld, wenn du n8n nimmst. Dieser Artikel ist trotzdem ehrlich — wir verlieren mehr Kunden, wenn du nach drei Monaten merkst, dass n8n für dich falsch war, als wenn wir hier direkt sagen, wann Zapier oder Make besser passt. Konkret:

• Nimm Zapier, wenn du < 10 Automationen brauchst, keine PII-Daten verarbeitest, kein Server-Setup haben willst und Budget zweitrangig ist.
• Nimm Make, wenn du visuelle Komplexität magst, viele Apps verbindest und „mittlere" Datenschutzanforderungen hast.
• Nimm n8n, wenn du DSGVO ernst nimmst, mehr als 30 Workflows planst oder KI mit personenbezogenen Daten verarbeitest.

Wenn du nach dem Artikel sagst „Zapier passt zu mir" — gut. Wir hätten dann auch kein Projekt gewonnen, das nicht zu uns passt.

1 · Die kurze Faktenbasis (Stand 2026-05)

Diese Zahlen basieren auf offiziellen Preislisten 2026-05 und realistischen Projekt-Erfahrungen. Bei Zapier hängt der Preis stark an „Tasks pro Monat", was bei wachsenden Workflows schnell explodiert.

2 · DSGVO 2026 — der wichtigste Punkt zuerst

Das ist der Punkt, den die meisten Vergleichsartikel ignorieren oder weichspülen.

Was 2026 konkret schief gehen kann

Du nutzt Zapier und sendest Kundendaten (Name, E-Mail, Telefon, Anfragetext) durch einen Workflow, der ChatGPT zur Kategorisierung aufruft. Dann:

1. Drittland-Transfer: Zapier verarbeitet in den USA. AVV ist möglich, aber EU-Standardvertragsklauseln (SCC) plus Risikoanalyse sind Pflicht.
2. Transfer Impact Assessment (TIA): Du musst dokumentieren, dass die Daten in den USA „angemessen geschützt" sind. Nach Schrems II ist das eine echte Arbeit, kein Häkchen.
3. Auskunftsrecht: Wenn ein Kunde gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft will, was über ihn gespeichert wurde, musst du bei jedem Tool in der Kette anfragen. Drei Tools = drei Anfragen.
4. EU AI Act ab August 2026: Wenn die KI-Komponente Entscheidungen automatisiert, die Personen betreffen (Lead-Scoring, Anfragen-Triage), greift Artikel 9 + 14. Dokumentations- und Transparenzpflichten verschärfen sich.

Bei n8n self-hosted in Frankfurt verarbeitest du auf deinem eigenen Server. Kein Drittland-Transfer für die Workflow-Engine. Du brauchst nur noch AVV mit dem KI-Anbieter selbst (Anthropic, OpenAI), und mit PII-Filter wird der Datenfluss kontrolliert.

Wir haben das Vier-Säulen-Framework dafür in einem eigenen Artikel: DSGVO-konforme KI-Automatisierung für KMU.

Wann DSGVO trotzdem kein Problem ist

Nicht jeder Workflow verarbeitet PII. Beispiele:

• Du synchronisierst nur Kalender-Slots zwischen zwei Tools — kein PII.
• Du postet Social-Media-Content automatisch — kein PII.
• Du sammelst nur Marktdaten (Wechselkurse, Wetter, Lagerstände) — kein PII.

Für solche Workflows ist Zapier völlig unproblematisch. Die DSGVO-Diskussion gilt nur dort, wo personenbezogene Daten durchlaufen.

3 · Preise im realistischen Vergleich

Vergleichen wir konkret: ein Mittelständler mit 20 Workflows, die je 500 Mal pro Monat ausgeführt werden = 10.000 Tasks/Monat.

Zapier

• Plan: Professional → 49 USD/Monat bei 2.000 Tasks. Bei 10.000 Tasks: Team-Plan ~189 USD/Monat (10k Tasks). Premium-Apps zusätzlich.
• Realistisch in Euro: ~190–230 €/Monat
• Bei Skalierung auf 50.000 Tasks: ~450–700 €/Monat

Make

• Plan: Core 10 USD/Monat bei 10.000 Operations. „Operations" ist nicht Tasks — eine Automation kann pro Lauf 5–15 Operations verbrauchen.
• Realistisch bei 20 Workflows × 500 Läufen × ~8 Ops: Pro-Plan nötig, ~30–50 €/Monat
• Bei Skalierung: 80–200 €/Monat

n8n self-hosted

• Server (Hostinger VPS EU-Frankfurt): 8–15 €/Monat
• Wartung in Eigenleistung: 2–4 Stunden/Monat (oder Agentur)
• Bei Skalierung: Server-Upgrade auf 25 €/Monat oder größer, sonst keine Veränderung

n8n Cloud

• Starter: 20 €/Monat bei 5.000 Executions
• Pro: 50 €/Monat bei 10.000 Executions
• Skalierung: transparent, kein Hidden-Pricing

Was passiert nach 12 Monaten

Wenn deine Workflows wachsen — und das ist der Normalfall, wenn die ersten erfolgreich sind:

• Zapier: wird teuer (2.000–8.000 €/Jahr realistisch ab 30 Workflows)
• Make: bleibt moderat (1.000–2.500 €/Jahr)
• n8n self-hosted: bleibt fast konstant (300–600 €/Jahr Server + Wartung)

Die meisten Migrations-Projekte zu n8n, die wir betreuen, kommen genau zu diesem Zeitpunkt — wenn die Zapier-Rechnung das dritte Mal hintereinander gestiegen ist und niemand mehr versteht, warum.

4 · Stärken und Schwächen pro Tool

Zapier — was es richtig macht

• 8.000+ Apps integriert — von Salesforce bis zu obskuren SaaS-Tools. Wenn dein Stack exotisch ist, ist Zapier oft der einzige Weg ohne Custom-Code.
• Setup-Zeit: Workflow in 5 Minuten gebaut. Kein Server-Setup, keine Updates.
• Stabilität: sehr hoch, große Engineering-Team, „nimmt-dir-alles-ab"-Modell.
• Lernkurve: sanft. Auch nicht-technische Mitarbeiter bauen brauchbare Automationen.

Zapier — was es schlecht macht

• Preis bei Skalierung: linear oder schlimmer.
• Daten-Hoheit: US-Cloud, ohne Wenn und Aber.
• Code-Möglichkeit: sehr begrenzt. Komplexe Datentransformationen sind Tortur.
• Multi-Step-Bedingungen: machbar, aber unübersichtlich bei Verzweigungen.

Make — was es richtig macht

• Visuelle Editor: schöner als Zapier, besser bei verzweigten Workflows.
• Preis: deutlich günstiger als Zapier bei mittleren Volumina.
• EU-Cloud: Server-Standort wählbar.
• Datenstruktur-Handling: stark bei JSON, Arrays, Loops.

Make — was es schlecht macht

• Operations-Modell: verwirrend. Schwer kalkulierbar, was eine Automation am Ende kostet.
• Lernkurve: steiler als Zapier. Mittelstands-Nutzer kommen damit alleine selten klar.
• US-Hauptsitz: trotz EU-Cloud ist die Konzern-Struktur in den USA.
• Code-Möglichkeit: begrenzte „Custom Functions", kein vollständiges JavaScript.

n8n — was es richtig macht

• Self-hosting: volle Daten-Hoheit, Server in DE/EU möglich.
• Code-Möglichkeit: vollständiges JavaScript und Python in Code-Nodes.
• Preis bei Skalierung: flach. Mehr Workflows kosten nicht mehr.
• Community + GitHub: offene Entwicklung, eigene Erweiterungen möglich.
• KI-Integration: sehr stark, native Nodes für OpenAI, Anthropic, Mistral, lokale LLMs.

n8n — was es schlecht macht

• Setup-Aufwand: ohne technische Begleitung schwer.
• App-Auswahl: „nur" 400 native Apps — exotisches Stack braucht HTTP-Knoten.
• Wartung: Updates, Backups, Monitoring sind dein Problem (oder das deiner Agentur).
• Junges Produkt: schnellere Release-Zyklen, gelegentlich Breaking Changes.

5 · Drei Entscheidungs-Szenarien

Szenario A · „Wir sind ein 5-Personen-Beratungsbüro, brauchen Lead-Erfassung + CRM-Sync"

Empfehlung: Zapier. Drei Workflows, niemand will Server-Pflege. Wenn das Geschäft in 18 Monaten 20 Workflows hat und 4.000 €/Jahr Zapier kostet — dann reden wir wieder.

Szenario B · „Wir sind ein Sanitärbetrieb mit 8 Mitarbeitern, automatisieren Lead-Triage + Angebots-Vorbereitung + KI-Mail-Klassifikation"

Empfehlung: n8n self-hosted mit Agentur-Begleitung. Personenbezogene Daten + KI = DSGVO-Risiko, das Zapier nicht aufnimmt. Investitionsphase: 3.000–6.000 € einmalig, danach Wartung. Spart in der Praxis 10–15 Stunden Mitarbeiterzeit pro Woche.

Szenario C · „Wir sind ein E-Commerce-Shop mit 200+ Bestellungen/Tag, integrieren Shopify, DATEV, HubSpot, Stripe"

Empfehlung: entweder Make (wenn Mitarbeiter selbst bauen) oder n8n (wenn Skalierung und Custom-Logik wichtig). Bei klarem Wachstum: n8n. Bei „läuft, soll laufen, kein eigenes Tech-Team": Make.

6 · Migrations-Realität — wenn du wechseln willst

Wir bekommen regelmäßig die Frage: „Kann ich nicht einfach von Zapier nach n8n migrieren?" Antwort: ja, aber nicht per Knopfdruck. Jeder Workflow wird neu gebaut, weil:

• Datenstrukturen sind unterschiedlich
• Verzweigungs-Logik ist unterschiedlich
• Auth-Konzepte sind unterschiedlich (Zapier verwaltet Credentials zentral, n8n pro Workflow)
• Error-Handling ist anders strukturiert

Realistischer Zeitbedarf pro Workflow: 30–90 Minuten, je nach Komplexität. Bei 20 Workflows ist das ein 2–4-Tage-Projekt. Wir empfehlen, nicht alle gleichzeitig zu migrieren — Top-5-Workflows nach Tasks-Verbrauch zuerst, der Rest danach.

7 · KI-Integration im Vergleich

Hier wird es 2026 spannend. Alle drei Tools haben KI-Nodes, aber:

Wir setzen bei FlowBrain primär auf Claude (Anthropic) wegen der besseren PII-Verhalten und stabileren API. GPT wird ergänzend genutzt, wo Claude nicht reicht.

8 · Wann der Tool-Wechsel wirklich Sinn macht

Drei klare Trigger:

1. Du zahlst über 200 €/Monat für Zapier oder Make und siehst keine baldige Plateau-Bildung.
2. Du verarbeitest personenbezogene Daten und dein DSB hat begonnen, Fragen zu stellen.
3. Du brauchst eine Logik, die mit den Standard-Bausteinen nicht geht (Verzweigungen, eigene Auth, externe APIs ohne Standard-Connector).

Wenn keiner dieser drei Punkte für dich gilt — und dein aktuelles Tool tut, was es soll — gibt es keinen Grund zu wechseln. „Migrations-Hype" ist eine schlechte Beratungs-Grundlage.

Häufige Fragen

Welches Tool ist am günstigsten?

Bei wenig Workflows: Make. Bei vielen: n8n self-hosted (fast konstanter Preis). Bei Bequemlichkeit + wenig Workflows: Zapier.

Welches Tool ist am sichersten in puncto Datenschutz?

n8n self-hosted in der EU. Keine Drittland-Transfer-Klauseln, volle Daten-Hoheit. Make EU-Cloud ist akzeptabel für mittlere Anforderungen. Zapier ist bei PII-Workflows in 2026 risikoreich.

Kann ich Zapier und n8n parallel betreiben?

Ja, viele FlowBrain-Kunden machen das. Zapier für simple Workflows, n8n für PII-relevante. Über die Zeit wandert mehr nach n8n.

Wie lange dauert eine Migration?

Pro Workflow 30–90 Minuten, plus Test-Phase. Bei 20 Workflows: 2–4 Tage Vollzeit. Wir staffeln meist über 2–4 Wochen, damit nichts produktiv ausfällt.

Brauche ich für n8n eine Agentur?

Nicht zwingend — aber in der Praxis ja. Self-hosted n8n ohne Wartungs-Routine kippt nach 6–12 Monaten. Wer keine Wartungs-Routine hat, sollte entweder n8n Cloud nehmen oder Agentur-Begleitung.

Was kostet eine n8n-Agentur in Deutschland?

FlowBrain arbeitet mit Festpreis nach Analyse. Drei Pakete: Basic ab 6.900 €, Hauptpaket ab 14.900 €, Enterprise ab 24.900 € — alles einmalig, ohne SaaS-Miete. Wartung optional ab 290 €/Monat. Andere n8n-Agenturen in DE bewegen sich preislich ähnlich; manche bieten Festpreise pro Workflow (1.500–3.000 €).

Was, wenn n8n irgendwann eingestellt wird?

Sehr unwahrscheinlich (n8n GmbH ist deutsche Firma, profitabel, EU-finanziert). Aber selbst dann: weil es Open Source ist, hast du den Code und kannst weiter betreiben. Bei Zapier wäre ein „Sunset" deine Workflows weg.

Wenn du wissen willst, was zu dir passt

Wir machen kein Sales-Telefonat ohne Substanz. Im 30-Min-Erstgespräch schauen wir konkret auf deine Workflows, deine Datenschutz-Lage und deine Skalierungs-Pläne. Am Ende sagen wir dir, welches Tool für dich Sinn macht — auch wenn das nicht n8n ist.

→ 30-Min-Erstgespräch buchen

→ ROI für deine Workflows berechnen

→ Was ist n8n überhaupt? — Pillar-Artikel

→ DSGVO-konforme KI-Automatisierung für KMU

Über den Autor

Alexander Burghart ist Inhaber von FlowBrain in München-Schwabing — 2026 gegründet, spezialisiert auf n8n self-hosted in der EU, DSGVO-konforme KI-Integration und Migrationen aus Zapier/Make. Setup: Hostinger-VPS Frankfurt, AVV inklusive, Festpreis nach Analyse. LinkedIn · kontakt@flowbrain.eu

Quellen

• n8n.io – Preise und Dokumentation 2026-05
• zapier.com/pricing – Preise 2026-05
• make.com/en/pricing – Preise 2026-05
• EU AI Act, Verordnung (EU) 2024/1689
• Schrems II, EuGH-Urteil C-311/18
• FlowBrain-Cases 2026 (anonymisierte KMU-Mandate)